สร้างออฟฟิศไร้กระดาษอย่างไรให้มีประสิทธิภาพ ลดเวลา ประหยัดเงิน

เทรนด์ออฟฟิศไน้กระดาษในปัจจุบันเป็นที่นิยมอย่างมากสำหรับหลาย ๆ ธุรกิจ ออฟฟิศไร้กระดาษหรือที่เรียกกันว่า Paperless ถูกนำมาใช้บรรยายวิวัฒนาการของคมพิวเตอร์ และเทคโนโลยีที่จะเข้ามาเปลี่ยนแปลงรูปแบบการทำงานเดิม ๆ มาเป็นรูปแบบใหม่ เรียกได้ว่าออฟฟิศยุคใหม่ ใส่ใจสิ่งแวดล้อมขึ้นก็ไม่แปลกค่ะ

แต่การที่เราจะเลิกใช้กระดาษไปเลยก็ดูไม่ใช่เรื่องง่ายในเชิงปฏิบัติ แต่อย่างไรก็ตามด้วยเทคโนโลยีฮาร์ดแวร์ และซอฟต์แวร์ในปัจจุบัน จะช่วยให้คุณสามารถพัฒนาธุรกิจ ลดค่าใช้จ่าย และเพิ่มความสามารถในการทำงานที่มากขึ้นกว่าเดิมแน่นอนค่ะ อีกทั้งยังมีเรื่องของประสิทธิภาพการทำงานที่สูงขึ้นเข้ามาเกี่ยวข้องด้วย

เทคนิคก้าวสู่ออฟฟิศไร้กระดาษได้อย่างมีประสิทธิภาพ

  • ระบุจำนวนกระดาษที่ใช้ในออฟฟิศ

    • ในขั้นตอนแรกของการเป็นออฟฟิศไร้กระดาษเลยก็คือ การทำความเข้าใจว่าธุรกิจของคุณใช้กระดาษอย่างไรบ้าง ใช้ในปริมาณเท่าไหร่ จัดเก็บกระดาษกันอย่างไร และหากพิมพ์ออกมาเป็นกระดาษของคุณนั้นมีค่าใช้จ่ายเท่าไหร่ การที่เรามีข้อมูลเหล่านี้เพื่อใช้สำหรับอ้างอิง จะช่วยให้สามารถระบุวิธีการแก้ปัญหา และประเมินความก้าวหน้าของเป้าหมายทางธุรกิจนี้ได้ดียิ่งขึ้น

  • ปรับเปลี่ยนพฤติกรรมการพิมพ์เอกสาร

    • การทำงานในลักษณะที่เอาแต่สั่งพิมพ์เอกสารออกมาอยู่ในรูปแบบกระดาษจากเครื่องพิมพ์มาค้างอยู่ในกะบะเอกสาร จนสุดท้ายหาเจ้าของไม่ได้ก็ต้องถูกทิ้งลงในถังขยะ และนั้นคือพฤติกรรมของพนักงานที่เป็นไปโดยอัติโนมัติ เพราะเป็นขั้นตอนการใช้งานที่ง่ายเกินไป ดังนั้นถ้าหากเราหันมาใช้เทคโนโลยีการจัดการข้อมูล หรือเทคโนโลยีที่ช่วยในเรื่องการจัดการเอกสาร หรือการบังคับใส่รหัสผ่านเพื่อให้เอกสารสั่งพิมพ์ กรณีที่ผู้ใช้ไม่ได้มากดรับเอกสารที่เครื่องภายใน 24 ชั่วโมง ก็จะถูกลบจากคิวงานพิมพ์เป็นต้นนั้น พบว่าสามารถช่วยลดค่าใช้จ่ายต่อเดือนได้ถึงประมาณ 15%

  • คิดนอกกรอบด้วยโซลูชั่นแบบฮาร์ดแวร์

    • ในองค์กรหรือหน่วยงานมักมีพนักงานไม่น้อยที่สั้งพิมพ์เอกสารเพื่อนำมาใช้เปรียบเทียบข้อมูลกับอย่างอื่น ดังนั้นหากเราจัดหาจอมอนิเตอร์เพิ่มให้พนักงาน จะช่วยลดความจำเป็นในการพิมพ์งานในรูปแบบกระดาษได้จากการที่สามารถเปรียบเทียบข้อมูลระหว่างหน้าจอ นอกจากนี้ยังมีผลวิจัยที่ชี้ว่า การมีจอมอนิเตอร์ 2 จอ จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน และให้ประโยชน์ในเรื่องความสะดวกสบายในการทำงานด้วย

  • คอยเช็คคอยตรวจสอบปริมาณการใช้งาน

    • เนื่องด้วยทุกบริษัทต้องมีการจัดทำบัญชีค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นอยู่แล้ว ตรงนี้ก็ไม่ได้เป็นเรื่องที่ยากมากนักที่จะตรวจสอบ ช่วยติดตามการใช้งานที่ไม่ได้สำคัญต่อธุรกิจ อย่างการใช้โซลูชั่นง่ายๆ เช่น EZ Charger Xpress จะทำให้ SME ต่าง ๆ มีข้อมูลการคัดลอก พิมพ์ สแกน และการส่งแฟ็กซ์ รวมทั้งสามารถตั้งปริมาณจำกัดการใช้งานของผู้ใช้แต่ละรายได้

  • นำ e-Form เข้ามาใช้ในการทำงาน

    • งแม้ว่ายุคของการกรอกแบบฟอร์มงในกระดาษยังไม่หมดไปยังไม่หมดไป แต่ปัจจุบันก็มีบริษัทหลาย ๆ แห่ง หันมาใช้แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์หรือที่เราเรียกว่า e-From สำหรับทั้งพนักงาน และลูกค้ากรอกข้อมูลผ่านทางออนไลน์กันมากขึ้น ซึ่งถือเป็นแนวทางที่ฉลาดในการลดการใช้กระดาษ และยังช่วยความซ้ำซ้อน หรือการสูญหายของข้อมูลอีกด้วย แต่คุณค่าที่เกิดขึ้นจริง ๆ นั้นไม่ได้มีแค่การประหยัดค่าใช้จ่ายเพียวอย่างเดียว แต่ยังให้ประสบการณ์การใช้งานอย่างต่อเนื่องและราบรื่นอีกด้วย

  • ทำความเข้าใจเกี่ยวกับมาตรฐานและกฏหมาย

    • การจัดการให้สอดคล้องกับกฏหมายหรือข้อกำหนดมาตรฐาน ที่จำเป็นต่อธุรกิจของคุณ มีอยู่ 2 ทางเลือกด้วยเช่นกัน เช่น การทำความเข้าใจกับสิ่งที่บันทึก และทบทวนนโยบายของธุรกิจเกี่ยวกับการเก็บรักษาข้อมูลที่เป็นความลับต่าง ๆ ซึ่งถ้าหากยังไม่มีนโยบายดังกล่าว ก้เป็นเรื่องที่สามารถกำหนดได้ โดยดูความต้องการขององค์กรเป็นหลัก ว่ามีความยืดหยุ่นมากน้อยแค่ไหน

    เรายินดีให้คำปรึกษาปัญหาการจัดการเอกสารอย่างครบวงจร จบที่นี้ที่เดียว
    สนใจบริการสแกนเอกสาร และบันทึกข้อมูล โทร.02-551-2097 กด 601
  • ลงลายมือชื่อแบบอิเล็กทรอนิกส์

    • การนำระบบการอนุติเอกสารแบบออนไลน์มาใช้ หรือ e-Signature มาใช้ทั้งกับลูกค้าเอง หรือแม้กระทั้งการจัดการเอกสารภายในองค์กรด้วยนั้น จะช่วยประหยัดทั้งเวลา และเอกสารที่ใช้ด้วย ดังนั้นจึงควรมองหาทางเลือกของระบบ e-Signature ที่เป็นส่วนหนึ่งของโซลูชั่นการจัดการเอกสาร อย่างเช่น โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร BeeECM ที่มีระบบ Workflow อนุมัติเอกสารออนไลน์ ที่มีฟีเจอร์รักษาความปลอดภัย จัดเก็บ และจัดการเอกสารให้อยู่ในรูปแบบอิเล็คทรอนิกส์อย่างครบครัน

  • โซลูชั่นการสแกนเอกสาร

    • การเลือกอุปกรณ์มัลติฟังก์ชัน และซอฟแวร์ที่เข้ากันได้ จะทำให้ความสามารถในการสแกนเอกสารที่อยู่ในรูปแบบกระดาษไปเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ ได้เพียงไม่กี่คลิก

  • ระบบบริหารจัดการเอกสาร

    • ลองหันมาใช้บริการระบบบริหารจัดการเอกสารหรือโปรแกรมจัดเก็บเอกสาร จะช่วยลดการใช้กระดาษลงไปได้มาก โดยเป้าหมายก็คือยกระดับความสามารถการทำงาน ลดค่าใช้จ่าย และเกิดประโยชนืการทำงานมากที่สุด ซึ่งจะมีการตรวจสอบและพัฒนาระบบตลอดเวลา ตั้งแต่การสแกน การแชร์ข้อมูล การจัดการเอกสาร การแสดงผล การค้นหา รวมไปถึงการจัดเก็บข้อมูลอย่างปลอดภัย

    สรุป

    สำหรับองค์กรที่กำลังเริ่มต้นเข้าสู่ยุคออฟฟิศไร้กระดาษ การสร้างสถานที่ที่ทำงานที่ไม่มีกระดาษ หรือการลดใช้กระดาษลงนั้นไม่สามารถที่จะเกิดขึ้นได้เพียงชั่วข้ามคืน หรือเป็นแค่โครงการหนึ่งโครงการ แต่จำเป็นต้อวมีการผลักดันอย่างต่อเนื่องและมองหาโซลูชั่นใหม่ ๆ มาช่วยในการจัดการเอกสารมากมายในองค์กร รวมไปถึงการปลูกฝังให้พนักงานรู้จักข้อดีของการใช้ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์มากกว่าการใช้กระดาษ