โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร BeeDMS
BeeDMS (Bee Ducument Management System) เป็นโปรแกรมจัดการเอกสารที่ดีที่สุดในองค์กร เพื่อการจัดการเอกสารที่ง่าย สะดวก และปลอดภัยมากยิ่งขึ้นด้วยฟังก์ชั่นการทำงานที่ถูกสร้างขึ้นเพื่อรองรับการทำงานเอกสารอย่างครบถ้วน สามารถแบ่งปันเอกสารให้ผู้อื่น ตามสิทธิ์ที่กำหนดเองได้ เช่น อ่านได้ ดาวน์โหลดได้ ลบไฟล์ได้ แก้ไขได้ หมดปัญหาเกี่ยวกับการบริหารเอกสารในรูปแบบเดิมๆ สามารถค้นหาเอกสารด้วยคีย์เวิร์ด แท็ก และชื่อเอกสารได้ถูกต้อง แม่นยำ อีกทั้งยังรองรับการทำงานในลักษณะเว็บแอพพลิเคชั่น เพื่อความสะดวกในการเข้าถึงเอกสารทุกที่ ทุกเวลา
คุณสมบัติพื้นฐานของโปรแกรมจัดเก็บเอกสาร BeeDMS
- กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงตามขั้นตอน
สามารถกำหนดสิทธิ์การใช้งาน เอกสารให้แก่ผู้ใช้งานตามบทบาทและผู้ใช้งานแต่ละคนได้ Version ของเอกสารรองรับ ISO
- รองรับไฟล์ทุกรูปแบบ
สามารถอัพโหลดไฟล์ได้ทุกประเภท เช่น pdf, doc, xls, ppt, jpg เป็นต้น พร้อมทั้งกำหนดวันหมดอายุของเอกสาร
|
 |
 |
- ค้นหาเอกสาร
ไม่ว่าเอกสารจะเก่า หรือมีหลายฉบับแค่ไหน ก็ค้นหาได้ง่ายๆ ด้วยฟังก์ชันการค้นหาไฟล์เอกสารที่ออกแบบมาให้รองรับการค้นหาแบบคีย์เวิร์ด จึงสะดวกต่อการใช้งานเป็นอย่างมาก
- ช่วยจัดเก็บ และจัดการเอกสาร
ช่วยให้การจัดเก็บ ค้นหา ควบคุมเวอร์ชั่น ควบคุมความปลอดภัยของเอกสาร และข้อมูลสำคัญเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
|
- รองรับการใส่ลายน้ำในเอกสาร
รองรับการใส่ลายน้ำลงในเอกสาร ทั้งภาษาไทย และภาษาอังกฤษ เพื่อป้องกันการนำข้อมูลไปใช้โดยไม่ได้รับอนุญาต
- การออกแบบที่ง่ายต่อการใช้งาน
ทีมผู้พัฒนาได้คำนึงถึงการใช้งานของผู้ใช้เป็นหลัก จึงได้มีการพัฒนาระบบให้มีการใช้งานที่ง่าย การออกแบบให้ดูสบายตา และการทำงานไม่ซับซ้อน
|
 |
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
ประโยชน์ของโปรแกรมจัดเก็บเอกสาร BeeDMS
- เพิ่มความเร็ว และช่วยให้กระบวนการทำงานสั้นลง โดยทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูล และเอกสารได้อย่างรวดเร็ว ทุกที่ ทุกเวลา
- รักษาความปลอดภัย การเข้าถึงข้อมูลตามสิทธิ์ที่ได้รับ
- ค้นหาเอกสารได้ง่ายขึ้น สามารถทำงาน และการค้นหาเอกสารได้รวดเร็ว และถูกต้องมากขึ้น
- สามารถบริหารงานเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- รวบรวมข้อมูลเอกสารไว้ในระบบทำให้พนักงานของทุกส่วนงานสามารถเข้าถึงเอกสาร แชร์และทำงานร่วมกันได้อย่างรวดเร็วจากทุกที่
- ลดเวลาหรือพนักงานที่ต้องเดินหรือเวียนเอกสารระหว่างแผนก
- ลดปัญหาเอกสารสูญหายหรือเสียหายจากอุบัติเหตุ และภัยพิบัติ
|
 |
คุณสมบัติด้านการใช้งานเบื้องต้น
 |
- รองรับไฟล์ทุกรูปแบบ PDF, DOC, XLS, PPT, JPG, TIF หรือ TIFF, PNG, BMP, GIF, PSD, DWG, MP3 ,WAV, MP4, MPEG, WMV, MOV เป็นต้น
- สามารถ upload file เข้าระบบพร้อมกันหลายไฟล์โดยการลากวาง (Drag and Drop) บนหน้า Web browser หรือกด Upload file จากหน้า Web browser
- สามารถ upload floder เข้าระบบพร้อมกันหลายโฟลเดอร์โดยการลากวาง (Drag and Drop) บนหน้า Web browser หรือกด Upload floder จากหน้า Web browser
- การ Download file สามารถดาวน์โหลดไฟล์พร้อมกันได้หลายไฟล์
- การ Download floder สามารถดาวน์โหลดพร้อมกันได้หลายโฟลเดอร์ และโฟลเดอร์ที่ดาวน์โหลดออกมา จะอยู่ในรูปแบบ zipp file
- รองรับการติดดาวไฟล์ หรือโฟลเดอร์ที่ใช้งานบ่อย
|
คุณสมบัติด้านการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสาร


สิทธิ์ด้านการดำเนินการ
|
สิทธิ์ด้านการดาวน์โหลด
|

การติดลายน้ำ
|
- ไม่สามารถดูได้ คือ ไม่มีสิทธิ์ดู แต่สามารถติดดาวได้
- ดูอย่างเดียว คือ มีสิทธิ์ดูอย่างเดียว ไม่สามารถเพิ่ม ลบหรือแก้ไขได้
- ดู/แก้ไข คือ มีสิทธิ์ดู และแก้ไขไฟล์ หรือโฟลเดอร์ที่แชร์ได้
- ดู/แก้ไข/ลบ คือ มีสิทธิ์สามารถดู แก้ไข และลบไฟล์หรือโฟลเดอร์ของทุกคนที่อยู่ในไฟล์ที่ใช้ร่วมกันได้
- ดู/แก้ไข/ลบ/แชร์ คือ มีสิทธิ์สามารถดู แก้ไข ลบ และแชร์ไฟล์ หรือโฟลเดอร์ของทุกคนที่อยู่ในไฟล์ที่ใช้ร่วมกันได้
|
- อนุญาต คือ อนุญาตให้ดาวน์โหลดไฟล์ หรือโฟลเดอร์
- ไม่อนุญาต คือ ไม่อนุญาตให้ดาวน์โหลดไฟล์ หรือโฟลเดอร์
|
- ติดลายน้ำ คือ แสดงลายน้ำบนไฟล์ที่รองรับ
- ไม่ติดลายน้ำ คือ ไม่แสดงลายน้ำบนไฟล์ที่รองรับ
|
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
ฟังก์ชันการใช้งานสำหรับผู้ใช้งานทั่วไป
- ผู้ใช้งานสามารถดูข้อมูลส่วนตัวได้ แต่ไม่สามารถเพิ่ม แก้ไข
ลบ ข้อมูลได้
- ผู้ใช้งานสามารถอัพโหลดไฟล์ หรือโฟลเดอร์ ได้ 2 วิธี ได้แก่ เพิ่มจากเมนูในระบบ เพิ่มจากการลากวางจากด้านนอก (Drag and Drop) เข้าสู่ระบบ
- การอัพโหลดไฟล์เข้าไปในโฟลเดอร์ ผู้ใช้งานต้องได้รับสิทธิแก้ไข จึงสามารถเพิ่มไฟล์เข้ามาในโฟลเดอร์ได้
- ผู้ใช้งานสามารถสร้างโฟลเดอร์ได้จากในระบบ
- ผู้ใช้สามารถแชร์ไฟล์ หรือโฟลเดอร์ ได้จากไฟล์ที่ใช้ร่วมกันเท่านั้น
- ผู้ใช้สามารถติดดาวไฟล์ หรือโฟลเดอร์ที่ใช้งานบ่อยได้ 2 วิธี คือ ติดดาวที่ไอคอน คลิกขวาที่ไฟล์เพิ่มไปยังรายการที่ติดดาว
- ผู้ใช้สามารถดูไฟล์ หรือโฟลเดอร์ทั้งหมดได้ที่ เมนูติดดาว
|
 |
 |
- ผู้ใช้สามารถย้าย /คัดลอกไฟล์ หรือโฟลเดอร์ได้ เมื่อได้รับสิทธิ์แก้ไขเท่านั้น
- ผู้ใช้งานสามารถลบไฟล์ หรือโฟลเดอร์ได้ และสามาถกู้คืนไฟล์ หรือโฟลเดอร์ได้ที่เมนูถังขยะ
- ผู้ใช้งานสามารถเพิ่ม แก้ไขแท็กได้ และสามารถใส่รายละเอียดของแต่ละแท็กได้ เช่น เลขประกันสังคม เพื่อช่วยให้การค้นหานั้นละเอียดมากขึ้น
- ผู้ใช้งานสามารถค้นหาไฟล์ และโฟลเดอร์แบบเจาะจงได้ ด้วยวิธีการค้นหาขั้นสูง
- กรณีที่ผู้ใช้งานไม่ได้ระบุรายละเอียด จะเทียบเท่าการค้นหาไฟล์ หรือโฟลเดอร์แบบปกติ
- ผู้ใช้งานสามารถเปลี่ยนชื่อไฟล์ และโฟลเดอร์ได้ โดยการตั้งชื่อไม่สามารถให้ใช้อักขระพิเศษ / : * ? " < > | ' ได้
- ผู้ใช้งานสามารถดูรายละเอียดไฟล์หรือโฟลเดอร์ได้ โดยการคลิกขวาที่ไฟล์ หรือโฟลเดอร์ เลือกเมนู ดูรายละเอียด
- ผู้ใช้งานสามารถดาวน์โหลดไฟล์ หรือโฟลเดอร์ได้ ในกรณีที่ได้รับสิทธิ์ให้อนุญาตดาวน์โหลดได้เท่านั้น
- การใช้งานไฟล์ที่ใช้ร่วมกัน
- ไฟล์ที่แชร์สำหรับใช้งานร่วมกัน จะถูกเก็บที่ไฟล์ที่ใช้ร่วมกัน - ผู้ใช้จะสามารถใช้งานไฟล์ที่ใช้ร่วมกันตามสิทธิ์ที่ผู้แชร์ได้ทำการกำหนดไว้เท่านั้น ได้แก่ สิทธิ์ด้านการดำเนินการ สิทธิ์ด้านการดาวน์โหลด และการติดลายน้ำ
|
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
ฟังก์ชันการใช้งานสำหรับผู้ดูแลระบบ
- การตั้งค่าทั่วไป
- สามารถกำหนดพื้นที่การจัดเก็บไฟล์ส่วนตัวได้ - สามารถกำหนดจำนวนวันหมดอายุของเอกสารได้ - สามารถกำหนดขนาดไฟล์สูงสุดที่สามารถอัพโหลดได้ - สามารถกำหนดระยะเวลาการเก็บรักษา Log ได้
- การตั้งค่าสิทธิ์การแชร์เริ่มต้น
- ผู้ใช้งานสามารถกำหนดค่าการแชร์เริ่มต้นได้ เป็นการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงขั้นพื้นฐาน ได้แก่ สิทธิ์การดำเนินการขั้นพื้นฐาน สิทธิ์การดาวน์โหลด การติดลายน้ำให้กับเอกสาร
- การตั้งค่ากรณีชื่อไฟล์ซ้ำ
- สามารถตั้งค่ากรณีชื่อไฟล์ซ้ำ ผู้ใช้สามารถเลือกได้ว่าต้องการให้ไฟล์นั้นเปลี่ยนชื่อ หรือเปลี่ยนเป็นสร้าง Version ของเอกสารใหม่
|
 |
- การตั้งค่าแท็ก
- การตั้งค่าแท็ก เป็นการเพิ่มแท็ก เพื่อใช้ในการค้นหา กรณีที่องค์กรมีจำนวนไฟล์ หรือโฟลเดอร์จำนวนมาก
- การตั้งค่าลายน้ำ
- ผู้ใช้สามารถตั้งค่าลายน้ำลงในเอกสารได้ โดยการใส่ลายน้ำสามารถใส่ได้ทั้งภาษาไทย และภาษาอังกฤษ เพื่อป้องกันการคัดลอก หรือนำไปใช้ในทางมิชอบ
- การจัดการผู้ใช้
- เป็นการเพิ่มผู้ใช้งาน ผู้ดูแลระบบสามารถเพิ่มผู้ใช้งานได้ พร้อมทั้งแก้ไขข้อมูล ดูข้อมูล และสามารถลบข้อมูลได้
- การจัดการกลุ่ม
- ผู้ใช้สามารถจัดการกลุ่มผู้ใช้งานโดย สร้างกลุ่มที่ และเพิ่มสมาชิกเข้าไปในกลุ่ม การแชร์ไฟล์ โดยกลุ่มที่สร้างขึ้นมาสมาชิกที่อยู่ในกลุ่มจะสามารถรับไฟล์ที่แชร์มาได้ ช่วยให้การแชร์ไฟล์ทำได้อย่างรวดเร็ว
|
ขอขอบคุณทุกความไว้วางใจ บริการสแกนเอกสาร บันทึกข้อมูล จาก บริษัท แบง-อัพ โปรดักส์ จำกัด

ติดต่อเราเพื่อตอบข้อซักถามที่คุณสงสัยได้ตลอดเวลาที่
คุณจักรพันธุ์ โทร.062-461-5593 , 02-551-2097 ต่อ 601