shopup.com

ดูบทความทำไมต้องสแกนเอกสารเป็นไฟล์ดิจิทัล และไฟล์ดิจิทัลมีประโยชน์อย่างไร

ทำไมต้องสแกนเอกสารเป็นไฟล์ดิจิทัล และไฟล์ดิจิทัลมีประโยชน์อย่างไร

                การจัดการเอกสาร (Document Management) มีส่วนสำคัญในการเพิ่มประสิทธิผล และลดต้นทุนของบริษัท ในประเทศไทยจะสูญเสียประสิทธิภาพขนาดไหน ไปที่ไหนก็เห็นเอกสารกองเต็มสำนักงานไปหมด โดยเฉพาะหน่วยงานภาครัฐ

                การเปลี่ยนเอกสารกระดาษเป็นดิจิตอลไฟล์ด้วยการสแกนเอกสารสามารถช่วยจัดการเอกสารในสำนักงาน เราสามารถดูและใช้เอกสารที่เป็นดิจิตอลไฟล์แทนการปริ้นหรือถ่ายสำเนาเอกสาร เป็นการเพิ่มประสิทธิภาพในสำนักงาน

ระบบสแกนเอกสาร คืออะไร

                ระบบสแกนเอกสาร คือ ระบบที่ช่วยเปลี่ยนกระดาษเป็น Digital Content ช่วยแยกประเภท จัดเรียง และนำข้อมูลสำคัญบนเอกสารมาสร้างมูลค่าเพิ่มให้กับองค์กร ในไปใช้ในกระบวนการทางธุรกิจ (Business Process) ในกระบวนการสแกนเอกสารจะประกอบด้วย 4 กระบวนการหลัก

ประโยชน์ของการสแกนเอกสารเป็นดิจิตอลไฟล์

  1. ประหยัดพื้นที่สำนักงานและสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่ดี

                การจัดเก็บเอกสารกระดาษคุณต้องมีตู้เอกสาร มีพื้นที่ในการจัดวางตู้เอกสาร การสแกนเอกสารจะช่วยให้สำนักงานลดพื้นที่ในการจัดวางตู้และการจัดเก็บเอกสาร เพิ่มความสุขให้กับพนักงานเพราะการทำงานในสำนักงานที่เต็มไปด้วยตู้และกองเอกสาร ทำให้พนักงานรู้สึกเหมือนถูกฝังอยู่ในกองกระดาษ และยังมีปัญหาฝุ่นละอองที่เกิดจากกองเอกสารอีกด้วย

  1. ประหยัดเวลา

                พนักงานประหยัดเวลาเป็นชั่วโมงในการหาเอกสาร การปริ้นเอกสาร การเดินไปส่งเอกสาร จากงานวิจัยพบว่าพนักงานใช้เวลาถึง 50% ในการค้นหาเอกสารกระดาษ พนักงานสามารถค้นหาเอกสารที่เป็นดิจิตอลภายในเวลา 1 - 2 นาที ทำให้สามารถเอาเวลาไปทำงานอื่นที่สร้างรายได้ช่วยทำให้บริษัทมีกำไรเพิ่มขึ้น

  1. การจัดเก็บและอัพเดตจากส่วนกลาง

                ไฟล์เอกสารดิจิตอลทั้งหมดถูกจัดเก็บไว้ที่เดียวทุกคนสามารถเข้าถึงได้ พนักงานทุกคนรู้ว่าจะหาเอกสารและข้อมูลได้จากที่ไหน การอัพเดตเอกสารและข้อมูลสามารถทำได้ง่าย รวดเร็ว และตรวจสอบติดตามการเปลี่ยนแปลงของเอกสารได้

  1. แบ่งปันได้ง่าย

                ไฟล์เอกสารดิจิตอลช่วยให้ทีมงานและพนักงานแบ่งปันข้อมูลและบันทึกทางธุรกิจที่สำคัญได้อย่างสะดวกรวดเร็ว และช่วยเพิ่มความร่วมมือภายในองค์กร และช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการถ่ายโอนเอกสารและแชร์เอกสารระหว่างลูกค้าและบุคคลภายนอก

  1. ไฟล์เอกสารไม่สูญหาย

                ง่ายมากสำหรับเอกสารกระดาษที่จะหายไปหรือหาไม่พบเมื่อถูกฝังอยู่ใต้กองเอกสาร หรือเอกสารต้องหมุนเวียนในคนจำนวนมาก การสแกนเอกสารทำให้มั่นใจได้ว่าเอกสารทุกชิ้นจะถูกเก็บในระบบที่เข้าถึงได้ง่าย ไม่มีกระดาษหลุดหายออกไปจากตู้หรือหาไม่พบ

  1. ประหยัดเงิน

                มีการประเมินว่าบริษัทในสหรัฐอเมริกาเสียค่าใช้จ่ายประมาณ 8 พันล้านเหรียญต่อปีในการจัดการเอกสารกระดาษ พนักงานสำนักงานทั่วไปในสหรัฐอเมริกาใช้กระดาษ 10,000 แผ่นต่อปีบริษัทของคุณเสียค่าใช้จ่ายในการจัดการข้อมูลในรูปแบบกระดาษมากกว่าที่คุณคิด! ด้วยการแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลบริษัทจะประหยัดเงินทั้งหมดที่ใช้ในการพิมพ์ การจัดเก็บและจัดเก็บเอกสาร

  1. ปลอดภัยยิ่งขึ้น

                เอกสารกระดาษนั้นมีความเสี่ยงต่อการถูกขโมยข้อมูล สูญหายและภัยพิบัติ เมื่อมีการจัดเก็บข้อมูลแบบดิจิทัลข้อมูลจะได้รับการป้องกันที่ดีกว่าจากภัยคุกคามเหล่านี้ และสามารถจำกัดการเข้าถึงข้อมูลด้วยการจำกัดสิทธิและป้องกันด้วยรหัสผ่าน การสแกนเอกสารทำให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลที่เป็นความลับ เช่น รายงานทางการเงิน ข้อมูลลูกค้า การกำหนดราคาและอื่น ๆ จะถูกเก็บไว้อย่างปลอดภัยจากการละเมิดความปลอดภัย บนระบบ Document Management Software บริษัทสามารถตรวจสอบได้ว่าเอกสารใดถูกเข้าถึงเมื่อใดโดยผู้ใช้รายใด ด้วยการจัดเก็บเป็นดิจิทัลการสำรองข้อมูลสามารถทำได้ง่ายและคุ้มค่า เอกสารดิจิตอลยังปราศจากความเสี่ยงจากภัยพิบัติ เช่น ไฟไหม้ หรือน้ำท่วม

  1. การเก็บถาวรง่ายขึ้น

                เมื่อเอกสารอยู่ในรูปแบบดิจิตอลการจัดระเบียบและการเก็บรักษาข้อมูลธุรกิจทำได้ง่ายและรวดเร็ว เป็นประโยชน์อย่างมากต่อทั้งพนักงานปัจจุบันและอนาคตที่สามารถเข้าถึงข้อมูลธุรกิจที่จัดเก็บเป็นระเบียบ

  1. มาตรฐานการตรวจสอบที่ดีขึ้น

                การตรวจสอบกลายเป็นเรื่องเครียดหากเอกสารสำคัญหายไปหรือหายาก การสแกนเอกสารยังช่วยลดความเสี่ยงของการถูกลงโทษหรือปรับจากการตรวจสอบ ช่วยให้บริษัทปฏิบัติตามข้อผูกพันทางกฎหมายและข้อบังคับได้ง่ายขึ้น

  1. คุณมีความรับผิดชอบต่อสิ่งแวดล้อมมากขึ้น

การสแกนเอกสารไม่เพียงเป็นประโยชน์ต่อธุรกิจของคุณ แต่ยังช่วยปกป้องสิ่งแวดล้อมด้วย มันลดปริมาณการใช้กระดาษ หมึกเครื่องเขียนและไฟฟ้า สิ่งเหล่านี้มีส่วนช่วยลดการปล่อยก๊าซคาร์บอนไดออกไซด์ของบริษัท และช่วยรักษาป่าไม้ของโลก บริษัทที่มีความรับผิดชอบต่อสิ่งแวดล้อมนั้นจะมีชื่อเสียงที่ดีขึ้น

                การสแกนเอกสารมีความสำคัญอย่างยิ่งในการปรับปรุงกระบวนการทำงานและปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของบริษัท ช่วยให้ข้อมูลทางธุรกิจและข้อมูลที่มีค่าทั้งหมดได้รับการคุ้มครองอย่างดี ติดต่อกับเรา Bang-Up Product ผู้เชี่ยวชาญด้านการให้บริการสแกนเอกสาร และระบบจัดเก็บเอกสาร เพื่อประหยัดเวลาและเงินของท่าน

03 กันยายน 2563

ผู้ชม 24 ครั้ง

Engine by shopup.com